Souvent pour les nouveaux copropriétaires, la convocation, la tenue de l’Assemblée Générale et le procès-verbal sont difficilement compréhensibles.
D’autant que le syndic ne prend pas forcément la peine d’expliquer l’objet de chaque point à l’ordre du jour.
Nous passons ici en revue les différents points obligatoires et récurrents (sans rentrer dans la complexité juridique et la jurisprudence...)
Le président de séance est officiellement celui qui mène le débat, met au vote les décisions, distribue la parole. C’est nécessairement un des copropriétaires. Dans la pratique, c’est souvent le syndic qui en réalité lit les questions à l’ordre du jour, donne les explications et met les résolutions au vote surtout dans les petites copropriétés. Le rôle du président ne sera donc que formel. Le président signera le procès-verbal d’Assemblée Générale avec les « scrutateurs » rédigé par le secrétaire de séance (le syndic). Le président est désigné (élu) par les copropriétaires en début de séance.
Le ou les scrutateurs vont assurer la sincérité du scrutin, recompter éventuellement les voix et signer le procès-verbal.
Le secrétaire de séance est celui qui va rédiger le procès-verbal d’Assemblée. Dans 99% des cas c’est le syndic qui assure cette mission. Quand la situation est tendue avec le syndic, en cas de changement de syndic par exemple, cela peut également être un copropriétaire.
L’approbation des comptes : c’est un des points les plus importants de l’Assemblée Générale, et la raison pour laquelle l’Assemblée Générale est annuelle. Tous les ans le syndic appelle des provisions (en général chaque trimestre). A la fin de l’année le syndic présente les dépenses réelles de l’année (budget courant) et spécifiques (travaux).
5 annexes comptables réglementaires sont obligatoirement jointes à la convocation et permettent de connaitre la situation financière de la copropriété. La compréhension de ces annexes comptables est parfois complexe et fera l’objet d’un autre article.
Tout copropriétaire peut vérifier les factures dans les bureaux du syndic sur simple demande : n’hésitez donc pas à le faire !
Suite à cette approbation vous devrez encore régler ou vous serez remboursé de certaines sommes comme pour une mensualisation d’impôt ou une facture d’électricité.
Le vote du budget est ce qui détermine le montant des appels de fonds et donc la trésorerie de la copropriété. S’il est trop bas, la copropriété n’aura aucune marge de manœuvre et risque de payer en retard les fournisseurs. S’il est trop haut cela faussera l'idée des copropriétaires sur le montant réel des charges.
Le quitus au syndic
Donner quitus consiste à approuver la bonne exécution des missions confiées à un mandataire. Donner un quitus nécessiterait donc de connaitre tous les actes de gestion menés par le syndic à travers un rapport de gestion. L’approuver reviendrait donc à décharger la responsabilité du syndic de toutes les actions qu’il a mené et dont l’Assemblée Générale a eu connaissance : raison pour laquelle beaucoup d’associations de copropriétaires recommandent de voter contre par principe à cette résolution qui n’a aucun impact sur le fonctionnement de la copropriété. Contrairement à une idée reçue, le refus de quitus n’entraîne en aucun cas la révocation du syndic et n’a aucun impact sur les comptes.
Dans notre cabinet nous ne demandons jamais le quitus car nous considérons que cela serait se décharger de nos responsabilités de manière peu transparente.
L’élection du syndic Si aucun contrat concurrent n’a été envoyé par un copropriétaire, l’Assemblée Générale délibère sur une nouvelle nomination du syndic en place. En effet le contrat du syndic n’est pas renouvelable par tacite reconduction et il faut approuver son mandat à chaque échéance du contrat. La durée du contrat est en général d’un peu plus d’un an (pour couvrir un exercice comptable) et peut durer jusqu’à trois années maximum.
Tout copropriétaire peut demander le changement de syndic en adressant un recommandé au syndic actuel accompagné d’un contrat concurrent. Il faut que ce contrat soit adressé AVANT que le syndic n’envoie en recommandé la convocation (au moins 21 jours avant l’Assemblée).
Election des membres du Conseil Syndical
Il s’agit de l'élection des représentants des copropriétaires qui vont assister et contrôler le syndic dans sa mission. Certaines décisions nécessiteront une validation par le conseil syndical (en fonction du montant de la dépense (si travaux par exemple ou achats particuliers (plantes, décorations d’entrées….). C’est aussi le conseil syndical qui validera l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et définira les priorités de la copropriété. Le Syndic ne pouvant informer et interroger tous les copropriétaires, le conseil syndical est interlocuteur privilégié. Dans les grosses copropriétés cette tâche pourra être extrêmement chronophage et pointue avec la mise en place de commissions (travaux, finances…)
Montant à partir duquel le Conseil Syndical est consulté
Le Syndic devra consulter le conseil syndical au-delà d’un certain montant de dépense.
Obligation de mise en concurrence
Au-delà de ce montant, le syndic devra nécessairement présenter plusieurs devis au Conseil syndical (sauf urgence absolue).
Travaux
En cas de travaux important à prévoir, le vote de l’Assemblée est obligatoire. Des devis devront être joints à la convocation.
L’Assemblée Générale doit retenir une entreprise ou donner mandat au Conseil syndical pour la choisir dans la limite d’un montant.
Il est également obligatoire de voter des dates d’appels de fonds (pour savoir qui paye quoi en cas de vente d’un appartement).
Il faut également définir la date de démarrage des travaux (sous réserve de paiement des appels de fonds).
Enfin les honoraires du syndic pour la gestion administrative et comptable font également l’objet d’un vote.
Autres résolutions récurrentes :
Il pourra également être voté une avance de trésorerie (le « bas de laine » de la copropriété en cas d’impayé, de dépenses imprévue ou de fluctuation des dépenses dans l'année).
Le fonds travaux « ALUR » : la copropriété est obligé d'épargner 5% de son budget mais peut décider d'épargner d'avantage.
L’autorisation donnée à la Police ou à la gendarmerie d’entrer dans les parties communes qui peut être nécessaire pour les problèmes de stationnement ou de sécurité (particulièrement lorsqu'il existe de la voirie).
Les règles de majorité
C’est la loi du 10 juillet 1965 (plusieurs fois modifiée) qui détermine la résolution pour chaque résolution. Souvent nous sommes questionnés sur les absents qui ont donné un pouvoir : leur voix est la même que celles des présents.
Ce n’est pas le montant des travaux qui détermine la majorité mais la nature.
Des décisions de travaux de ravalement de plusieurs milliers d’euros seront prises à la majorité des présents car il s’agit de travaux d’entretien. Des décisions de travaux de pose de digicodes sont prises à la majorité de l’article 25 (voir ci-dessous) car cela modifie les conditions d’accès.
Article 24 : c’est la majorité des suffrages exprimés (donc parmi les présents et représentés et sans comptabiliser les abstentions).
Article 25 : c’est la majorité absolue des voix de la copropriété (la moitié des tantièmes + 1).
Il existe heureusement une possibilité de seconde lecture dans la même assemblée, pour certaines résolutions, si en première lecture la résolution obtient au moins 1 tiers des voix. Dans ce cas il suffira en seconde lecture d'obtenir la majorité de l'article 24...
Exemple: dans une copropriété constituée de 1000 tantièmes il faudra que la résolution recueille 501 tantièmes.
Article 26 : c’est la double majorité. Deux tiers des voix représentant au moins la moitié des copropriétaires.
Exemple: dans une copropriété constituée de 10 copropriétaires et 1000 tantièmes il faudra que la résolution obtienne le vote de 6 copropriétaires totalisant au moins 667 tantièmes.
Nous sommes à votre écoute si vous avez besoin de davantage d’explications ou pour toute autre questions...